Deducerea TVA pentru deplasările salariaților reprezintă un avantaj fiscal deloc de neglijat în cazul firmelor plătitoare de TVA.
Prin deducerea cheltuielilor de transport și cazare pentru angajați, angajatorii pot reduce baza impozabilă a companiei, ceea ce în final duce la o diminuare a impozitului datorat la bugetul de stat. Implicit, efectul este dat de o optimizare a resurselor financiare și o consolidare a mediului de afaceri, prin încurajarea colaborărilor intersectoriale.
Operațiunea este la acest moment posibilă în limitele Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1/2016. Așa cum urmează să arătăm, sunt preconizate modificări ale normelor, cu consecințe fiscal-contabile în cazul firmelor interesate.
Care este sediul materiei?
Regimul dreptului de deducere al TVA-ului este prevăzut la art. 297 și următoarele Cod fiscal.
Reglementarea internă este corelată cu cerințele prevăzute la articolul 168 litera (a) din Directiva privind TVA, potrivit cărora dreptul de deducere al TVA poate fi exercitat în următoarele condiții:
- persoana interesată să fie o „persoană impozabilă”;
- bunurile sau serviciile să fie utilizate în aval de către persoana impozabilă în scopul propriilor operațiuni taxabile, iar în amonte, aceste bunuri să fie livrate sau aceste servicii să fie prestate de o altă persoană impozabilă;
- persoana impozabilă să dețină o factură emisă în conformitate cu cerințele legale.
Conținutul facturii este expres prevăzut la art. 319 alin. (20) Cod fiscal. Între elementele obligatorii se numără data emiterii facturii, data livrării bunurilor/prestării serviciilor, precum și denumirea/numele, adresa, și codul de identificare fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA, atât pentru prestator, cât și pentru beneficiar.
În ceea ce privește regimul deducerilor aplicabil în cazul deplasărilor în interes de serviciu, acesta apare ca fiind unul special. Textul de referință, prevăzut de punctul 69 alineat (7) din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, aprobate prin H.G. nr. 1/2016 prevede următoarele beneficii în avantajul angajatorilor:
„Facturile emise pe numele salariaţilor unei persoane impozabile, aflaţi în deplasare în interesul serviciului, pentru transport sau cazarea în hoteluri ori în alte unităţi similare, permit deducerea taxei pe valoarea adăugată de către persoana impozabilă dacă sunt însoţite de decontul de deplasare. Aceleaşi prevederi se aplică şi în cazul personalului pus la dispoziţie de o altă persoană impozabilă sau pentru administratorii unei societăţi comerciale.”
Cu alte cuvinte, cheltuielile cu transportul sau cazarea salariaților, în interesul serviciului, pot fi deduse de către firma angajatoare chiar și în baza unor facturi emise pe numele salariatului, dacă sunt însoțite de decontul de deplasare.
Care este modificarea propusă?
Recent, Ministerul Finanțelor a publicat în transparență decizională o hotărâre privind propunerile de modificare şi completare a Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal[1].
Una dintre modificările esențiale privește eliminarea textului prevăzut de punctul 69 alineat (7), privind deducerea TVA pentru deplasările salariaților.
Potrivit notei de fundamentare care însoțește acest proiect de Hotărâre, Ministerul Finanțelor subliniază o nevoie de corelare a prevederilor legale:
„necesitatea eliminarii prevederilor referitoare la deducerea TVA de catre o persoana impozabila pentru facturile emise pe numele salariatilor sai, in vederea corelarii cu dispozitiile Codul fiscal, potrivit carora pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa detina o factura care sa contina denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor si codul de inregistrare in scopuri de TVA/codul de identificare fiscala al beneficiarului, cat si cu noul cadru legal privind obligativitatea transmiterii facturii electronice prin sistemul RO e-Factura.”
Pe de-o parte, inițiatorul observă pe bună dreptate că normele metodologice contravin prevederilor cu forță juridică superioară, care permit deducerea dreptului de TVA doar în măsura deținerii unei facturi fiscale completate în acord cu prevederile legale.
În acest caz, deducerea cheltuielilor de deplasare ar avea loc în baza unei facturi în care figurează ca beneficiar al serviciilor o terță persoană, și anume angajatul.
Pe de altă parte, Ministerul subliniază importanța noilor prevederi ale Legii nr. 296/2023, potrivit cărora utilizarea e-Factura este introdusă în relatia Business to Business (B2B) încă de la 1 ianuarie 2024. În viitorul apropiat, e-Factura va deveni un canal exclusiv și obligatoriu de raportare a facturilor fiscale emise între persoane juridice.
Așadar, în cazul deducerii cheltuielilor de transport și cazare, factura va trebui emisă pe persoană juridică și raportată ca atare în sistemul digital.
Care sunt consecințele modificării?
În măsura în care proiectul va fi aprobat și publicat în Monitorul Oficial, deducerea TVA-ului pentru deplasările salariaților nu va putea fi efectuată decât în baza unei facturi în care persoana juridică angajatoare figurează ca beneficiar al serviciilor.
Va fi nevoie ca firmele angajatoare să impună modificări la nivelul operațiunilor interne de lucru, să informeze salariații cu privire la actualele reglementări, precum și să comunice noile proceduri în mod transparent cu contabilii și partenerii contractuali, pentru a evita orice necorelări pe parcursul activității.
Amintim faptul că neîndeplinirea condițiilor legale privind exercitarea dreptului de deducere a TVA-ului implică riscuri semnificative în cazul unor controale sau inspecții fiscale. Refuzul dreptului de deducere atrage recalcularea bazei impozabile și a obligațiilor de plată în mod retroactiv, alături de dobânzile și penalitățile acumulate pe perioada termenului de prescripție de 5 ani privind dreptul de a stabili creanțe fiscale.
Recomandăm consultarea unor specialiști în domeniu și monitorizarea constantă a modificărilor de natură legislativă, pentru a vă asigura că respectați în întregime prevederile fiscale.
Av. Cosmina Șeulean
[1] https://mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/transparenta/proiectHGNMOUG30_25042024.pdf