Politică de confidențialitate - Șeulean Andreea-Cosmina

Confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal reprezintă una din preocupările principale ale Cabinetului. În acest context, am implementat măsuri care respectă obligaţiile impuse de Regulamentul 679/2016 (GDPR). Ca atare, vă asigurăm de cele mai înalte standarde de securitate şi transparenţă cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în activitatea noastră curentă.

A. Definiții

„date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
„operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.

B. Operatorul de date de cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal în relaţia cu dumneavoastră este Șeulean Andreea-Cosmina – Cabinet de avocat, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Năsăud nr. 22 ap. 72, jud. Cluj, având CUI 40218498.

C. Categorii de date pe care le prelucrăm

Dacă sunteţi un simplu vizitator al website-ului nostru, vom prelucra doar datele constând în cookies, fără alte date cu caracter personal. Aceste date sunt colectate direct de la dumneavoastră prin simpla accesare a website-ului;
Dacă sunteți o persoană fizică sau reprezentant al unui client persoană juridică care ne contactează prin intermediul formularului aflat pe website sau la alte date de contact furnizate, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal constând în: nume, prenume sau denumire, adresă de e-mail, precum şi orice alte date furnizate ca urmare a completării formularului online din secțiunea formularului de contact sau prin email. Datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dumneavoastră;
Dacă sunteți persoană fizică și în măsura în care veți deveni client al Cabinetului, vom colecta de la dumneavoastră următoarele date: Nume, prenume, adresa de domiciliu, cod numeric personal sau alte date de identificare, adresa de email, număr de telefon, precum și alte date cu caracter personale pe care ni le furnizați ca în vederea încheierii sau ca urmare a încheierii unui contract de asistență juridică. Datele cu caracter personal sunt colectate atât direct de la dumneavoastră, cât și indirect.

D. Scopul prelucrării datelor

Folosim datele pe care le colectăm de la dumneavoastră pentru a putea comunica informațiile solicitate, presta serviciile contractate, precum și pentru încheierea contractele la distanță necesare activității curente. Prelucrarea datelor dumneavoastră se va face în mod diferit în funcție de categoria în care vă aflați:

În măsura în care accesați website-ul vom prelucra doar datele constând în cookies, pentru o mai bună experiență a dumneavoastră. Veți putea dezactiva aceste cookies din browser. Pentru mai multe detalii, vă invităm să lecturați politica de cookies disponibilă pe website. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră.
În măsura în care utilizați formularul de contact sau ne transmiteți un e-mail, datele dumneavoastră pot fi folosite pentru a putea vă furniza informațiile solicitate cu privire la serviciile noastre. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră.
Dacă sunteți deja un Client sau urmează să încheiem un contract de asistență juridică la solicitarea dumneavoastră, vom prelucra datele personale strict pentru a executa obligațiile contractuale agreate, după cum urmează:

Gestionarea negocierilor, a fazelor precontractuale;
În scopul comunicării cu dumneavoastră, pentru a vă informa în permanență despre stadiul serviciului solicitat și gradul de îndeplinire gestionării şi administrării relaţiei contractuale sau pre-contractuale;
Pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale care ne incumbă:
Pentru a aduce la îndeplinire obligații care derivă din încheierea și executarea contractului de asistență juridică, precum și pentru gestionarea și administrarea relației de afaceri, prin utilizarea serviciilor de procesare a plăților, contabilitate, auditare, facturare și încasare, pentru a emite facturi și/sau alte documente contabile.
În scopul comunicării acestora pentru a fi contactați de angajați sau de către colaboratorii noștri, doar în vederea prestării serviciilor contractate;
În vederea respectării obligațiilor noastre legale, precum obligația de păstrare a anumitor documente, obligația de verificare a conformității în scopuri de combatere a spălării banilor etc.
În orice alt scop auxiliar celor de mai sus, sau în orice alt scop pentru care ne-au fost furnizate datele cu caracter personal, cu respectarea legislației în materie și a intereselor Clientului.

Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit.b din GDPR, respectiv datele sunt prelucrate ca urmare a încheierii unui contract și au ca scop executarea contractului.

Cabinetul va solicita consimțământul dumneavoastră înainte de a utiliza informațiile pentru un alt scop decât cele stabilite în prezenta politică. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în baza consimțământului. doar dacă v-ați manifestat opțiunea în acest sens – în special pentru comunicarea de newsletter, servicii, noutăți, etc. Totodată, prelucrarea datelor poate opera și ca urmare a respectării obligațiilor legale instituite în sarcina noastră.

E. Actualizarea informațiilor personale

Dacă informaţiile cu caracter personal pe care ni le-aţi furnizat sunt greșite sau suferă modificări sau dacă doriţi să ştergeţi orice cerere adresată nouă sau cunoaşteţi că deţinem informaţii eronate despre dumneavoastră, avem rugămintea de a ne contacta prin e-mail la adresa av.cosminaseulean@gmail.com pentru actualizarea/modificarea acestor date.

Cabinetul nu răspune în măsura în care are loc o alterare a datelor din cauza faptului că acestea au fost furnizate incorect, incomplet sau insufficient.

F. Operatorul de date de cu caracter personal

Informaţiile furnizate de dumneavoastră nu sunt de regulă dezvăluite terțelor persoane, cu excepția colaboratorilor cu care lucrăm, respectiv:

H88 Web Hosting SRL pentru serviciile de hosting pe care le furnizează;
Trans Sped SRL pentru serviciile de semnătură electronică certificată pe care le furnizează;
Eventuali furnizori pentru serviciile de contabilitate pe care le prestează pentru Cabinet.

Dacă există situaţii în care avem obligaţia legală de a comunica datele dumneavoastră, ele vor fi transmise strict în scopul îndeplinirii acestei obligaţii. În situaţia în care transferul este necesar pentru executarea unui raport comercial/contractual, transferul de date se va face doar în urma încheierii cu terţul a unei convenții care cuprinde un acord de prelucrare a datelor.

G. Perioada de păstrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal

În măsura în care sunteţi doar vizitator, sunt prelucrate datele cookies în vederea analizării modalităţii de îmbunătăţire a site-ului nostru, pe o perioadă nu mai mare de 1 an de zile. Puteți șterge oricând datele cookies prin intermediul setărilor browser-ului dumneavoastră web;
În cazul în care sunteți persoană fizică sau reprezentant al persoanei juridice și ne-ați contactat prin formularul de contact sau direct la datele de contact, vom păstra datele dumneavoastră până la momentul încheierii unui contract de asistență juridică, dar nu mai mult de 6 luni de la data contactării, în cazul în care nu se încheie o asemenea convenție;
În măsura în care sunteţi client, anumite date precum numele, prenumele, adresa de domiciliu, adresa profesională, codul numeric personal, e-mail, număr de telefon, alte date de contact sau date inserate în contractile de asistență juridică și acte financiar contabile precum facturi, vor fi păstrate pentru o perioadă de 7 ani.

H. Drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal

Dacă v-ați exprimat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare, puteți să vă retrageţi acest consimțământ în orice moment. Opțiunea dumneavoastră va produce efecte doar pentru viitor şi nu va afecta legalitatea procesării înainte de retragerea consimțământului.

Retragerea consimțământului nu poate opera în situaţia în care prelucrarea datelor se realizează în baza unei obligaţii legale care ne incumbă.

În măsura în care consimţământul dumneavoastră va fi retras, vom interzice prelucrarea datelor dumneavoastră personale şi vom întreprinde toate acţiunile pentru ştergerea înregistrărilor care conţin aceste date.

Vă puteți retrage consimțământul prin a ne contacta, fie prin formularul de contact, fie prin comunicarea unui e-mail la adresa: av.cosminaseulean@gmail.com, unde este necesar să ne specificați numele, prenumele, email-ul și solicitarea expresă de retragere a consimțământului. Este posibil să vă contactăm și telefonic sau prin alte modalități pentru a confirma solicitarea dumneavoastră.

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului Consiliului European 679/2016, aveţi următoarele drepturi:

Dreptul de acces – dreptul de a obține de la noi, la cerere și în mod gratuit, confirmarea faptului că datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de Cabinet și dreptul de acces la aceste date, cu excepția situației în care aceste cereri sunt repetitive sau făcute cu rea-credință;
Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la identitatea operatorului, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de GDPR şi condițiile în care pot fi exercitate
Dreptul la rectificare – puteți cere rectifica datele personale inexacte ori care nu mai sunt de actualitate.
Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) – puteți obtine ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
Dreptul la opoziție – aveți dreptul să vă opuneți, în orice moment, din motive întemeiate şi legitime ca datele să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare;
Dreptul la portabilitatea datelor – puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date sa fie transmise altui operator;
Dreptul de a depune plângere – puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal competentă sau vă puteți adresa instanțelor de judecată;
Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate – dreptul de a cere şi de a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalității, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte;

Pentru exercitarea oricărui drept de mai sus, vă rugăm să ne contactați folosind următoarele detalii de contact:

E-mail: av.cosminaseulean@gmail.com
Adresa pentru expedierea corespondenței: Cluj-Napoca, str. Năsăud nr. 22 ap. 72, jud. Cluj, România

Ne obligăm să avem în vedere spre soluționare orice solicitare, plângere sau petiție primită şi să emîntr-un termen rezonabil, astfel încât să asigurăm respectarea dispozițiilor legale în materie.

Colaborăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor a statelor membre ale Uniunii Europene, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

I. Termenele de răspuns la solicitări privind drepturile menționate vor fi următoarele:

Dreptul de a fi informat: În momentul în care datele sunt colectate, respectiv nu mai mult de 30 de zile de la cerere – în situația în care datele cu caracter personal nu sunt furnizate de persoana vizată;
Dreptul de acces: 15 zile lucrătoare;
Dreptul la rectificare: 10 zile lucrătoare;
Dreptul de ștergere: fără întârzieri nejustificate, cel mult 7 zile lucrătoare;
Dreptul de a restricționa procesarea: fără întârzieri nejustificate, cel mult 14 zile lucrătoare;
Dreptul la portabilitate: cel mult 20 de zile lucrătoare;
Dreptul de obiecție: în principiu, la momentul primirii obiecției, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare;
Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: Lipsit de termen deoarece nu există aptitudini reale de a fi limitat în raport de specificul activității.

J. Securitatea datelor cu caracter personal

Urmăm standardele cele mai înalte pentru a proteja datele prelucrate, atât în timpul transmiterii acestora către noi, cât și ulterior.

În vederea garantării securității asigurăm, cu titlu general, următoarele modalități de securizare:

Accesul la datele cu caracter personal este limitat și autorizat doar persoanelor care au dreptul legal de a le folosi, acestora revenindu-le obligația de a asigura confidențialitatea datelor, cum ar fi avocatul titular;
Accesul în zonele sau spațiile care stochează datele cu caracter personal este securizat prin mijloace fizice la care nu au acces decât persoanele desemnate (spații securizate cheie) sau electronice, respectiv protecție prin parolă de acces şi username.
Utilizăm tehnici pentru securitatea datelor dvs. stocate electronic prin utilizarea de cloud-uri, mesagerie, stick-uri și HDD-uri criptate și cu parolă de acces;
Datele păstrate pentru un client vor fi ținute separat de datele altui client;
Niciun colaborator care intră în contact cu date personale sau documente care cuprind aceste date nu are posibilitatea de a divulga aceste date terților, având clauze contractuale specifice cu aceștia.

Toți reprezentanții, angajații și colaboratorii Cabinetului aplică cel puțin următoarele măsuri de securitate:

Este interzisă comunicarea parolei de acces către alte persoane respectiv este interzisă utilizarea contului folosit în interes de serviciu de mai multe persoane; Este interzisă salvarea parolei atât în format fizic cât și în format electronic;
Orice calculator, laptop sau dispozitiv lăsat nesupravegheat trebuie deconectat de la rețea, trebuie blocat sau închis;
Atunci când nu se utilizează calculatorul, pe ecranul acestuia nu trebuie să apară informații cum ar fi nume de utilizator necesare conectării sau parola;
Este obligatorie securizarea datelor cu caracter personal în fișiere speciale, protejate cu parolă și stocate în aplicații de tip cloud sau dispozitive cu memorie securizate cu parolă și cod de acces.

În ipoteza în care considerați că datele dumneavoastră personale au fost compromise, contactați-ne în scris la adresa la adresa de corespondență sau la adresa de email de mai sus.

În caz de încălcare a sistemului de securitate, vă vom informa atât pe dumneavoastră cât și autoritățile competente despre apariția încălcării în conformitate cu legislația în vigoare, în termen de cel mult 72 ore, termen în care vă comunicăm informațiile relevante legate de incidentele de securitate.

K. Dispoziții finale

Politica noastră de confidențialitate se aplică tuturor serviciilor oferite.

Politica noastră de confidențialitate se poate suferi schimbări, însă ne obligăm să nu vă reducem drepturile pe care le aveți în temeiul acestor modificări fără consimțământul dumneavoastră explicit, cu excepția cazului în care acestea ar rezultă din aplicarea unui alt temei pentru o prelucrare legală.

Orice modificare a politicii de confidențialitate va fi publicată și postată în locuri vizibile pentru a fi ușor de identificat actualizările și pentru a putea lua cunoștință de cuprinsul său. Vom păstra și versiuni anterioare ale acestei Politici de confidențialitate în arhiva electronică pentru a putea fi oricând revizuite de dumneavoastră printr-o simplă cerere.

Prezenta politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 16.01.2024